Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nakłada na polskich przedsiębiorców obowiązek wystawiania faktur w systemie także dla kontrahentów zagranicznych, bez względu na kraj ich pochodzenia.
Proces ten przebiega dwuetapowo. Najpierw fakturę ustrukturyzowaną trzeba wystawić i przesłać do KSeF, a dopiero potem dostarczyć ją zagranicznemu odbiorcy w uzgodnionej formie. Co ważne, kontrahent spoza Polski nie musi korzystać z systemu – dlatego to na polskim przedsiębiorcy spoczywa odpowiedzialność za przekazanie mu czytelnego dokumentu.
Faktury od zagranicznych firm dla polskiego odbiorcy z zasady nie podlegają KSeF. Istnieje jednak ważny wyjątek: jeśli zagraniczny podmiot posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD) i transakcja jest realizowana w jego ramach, musi on wystawiać faktury w KSeF na tych samych zasadach co polscy przedsiębiorcy.
Kiedy faktury dla zagranicznych kontrahentów są wyłączone z KSeF?
Mimo ogólnego obowiązku stosowania KSeF w transakcjach międzynarodowych przepisy przewidują wyjątki, które zwalniają z rejestracji faktur w systemie.
Z obowiązku KSeF wyłączone są faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (transakcje B2C) . Oznacza to, że jeśli sprzedajesz towary lub usługi klientom indywidualnym z zagranicy, nie musisz rejestrować tych faktur w systemie. Podobnie, wyłączeniu podlegają dokumenty wystawiane w ramach specjalnych procedur, takich jak VAT OSS i IOSS.
Faktury WDT i eksportowe w KSeF
Obowiązek korzystania z KSeF obejmuje również specyficzne transakcje międzynarodowe. Faktury dokumentujące wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) oraz eksport towarów do państw trzecich muszą być wystawiane w systemie.
Procedura wystawiania takich faktur nie różni się od ogólnych zasad – po przesłaniu dokumentu do KSeF należy go dostarczyć kontrahentowi w uzgodniony sposób. Zasada ta obowiązuje niezależnie od kraju docelowego, zarówno w ramach WDT, jak i eksportu.
KSeF a samofakturowanie na rzecz zagranicznego kontrahenta
W przypadku samofakturowania, gdy zagraniczny nabywca wystawia fakturę w imieniu polskiego sprzedawcy, dokument taki również podlega KSeF. Obowiązek wprowadzenia faktury do systemu spoczywa na sprzedawcy, czyli polskim podatniku VAT.
W praktyce to Ty, jako polski przedsiębiorca, odpowiadasz za wprowadzenie faktury do KSeF – nawet jeśli dokument fizycznie tworzy Twój zagraniczny partner.
Aby proces przebiegał sprawnie, umowa o samofakturowaniu powinna precyzyjnie określać zasady obiegu dokumentów i terminy ich przekazywania w celu rejestracji w KSeF.
Jak korzystać z KSeF w praktyce?
Współpraca z zagranicznymi partnerami w ramach KSeF wymaga umiejętnego połączenia obowiązków podatkowych z realiami biznesowymi. W praktyce polega on na zarejestrowania faktury w systemie, a następnie dostarczenia jej kontrahentowi w uzgodnionej formie.
Przepisy pozwalają na elastyczność w wyborze formy dostarczenia dokumentu. Najpopularniejsze rozwiązania to:
- Plik PDF wysłany e-mailem – najczęstsza i najbardziej uniwersalna metoda.
- Wizualizacja faktury z kodem QR – kod pozwala na szybką weryfikację autentyczności dokumentu w KSeF, co może być dodatkowym atutem dla Twojego partnera.
- Tradycyjna wersja papierowa – jeśli takie są ustalenia lub wymagania kontrahenta.
Niezależnie od wybranej formy, najważniejsza jest komunikacja. Warto uprzedzić zagranicznych partnerów o zmianach i wspólnie ustalić, w jaki sposób będą otrzymywać faktury. Dzięki temu unikniesz nieporozumień, opóźnień w płatnościach, a Wasze relacje biznesowe pozostaną niezakłócone.
Bez limitów dokumentów
KSeF a faktury zagraniczne – FAQ
Masz jeszcze wątpliwości? Odpowiadamy na najczęstsze pytania dotyczące KSeF i faktur zagranicznych.
Czy muszę wysyłać do KSeF faktury dla kontrahentów z zagranicy?
Tak, z zasady każda faktura wystawiona przez polskiego podatnika dla zagranicznego odbiorcy musi trafić do KSeF. Obowiązek ten dotyczy zarówno transakcji z firmami z UE, jak i spoza niej. Istnieją jednak wyjątki, np. sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) czy transakcje rozliczane w ramach procedury VAT OSS.
Co z fakturami, które otrzymuję od zagranicznych dostawców?
Faktury zakupowe od zagranicznych firm, które nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, nie są objęte KSeF. Otrzymujesz je i księgujesz na dotychczasowych zasadach, poza systemem.
Czy faktura w KSeF musi być w języku polskim?
Struktura faktury w KSeF (schemat XML) jest ustandaryzowana. Jednak kluczowe pola, takie jak nazwa towaru czy usługi, możesz wypełnić w języku obcym, zrozumiałym dla Twojego kontrahenta. Pamiętaj też, że wizualizację faktury (np. plik PDF), którą wysyłasz partnerowi, możesz przygotować w całości w wybranym języku.
Czy faktury WDT i eksportowe podlegają KSeF?
Zdecydowanie tak. Zarówno faktury dokumentujące wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT), jak i te dotyczące eksportu towarów poza Unię Europejską, muszą być wystawiane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.
Czy KSeF obsługuje faktury w obcej walucie?
Tak, system jest do tego przygotowany. Możesz wystawić fakturę ustrukturyzowaną w dowolnej walucie obcej. Pamiętaj jednak, że kwota podatku VAT musi być przeliczona na polskie złote zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT.
Mój zagraniczny kontrahent nie chce faktury z KSeF. Co robić?
To częsta obawa, ale nie ma powodu do niepokoju. Twój kontrahent nie musi w ogóle korzystać z KSeF. Twoim obowiązkiem jest zarejestrowanie faktury w polskim systemie. Następnie dostarczasz ją partnerowi w formie, którą wspólnie uzgodniliście – najczęściej jako plik PDF z kodem QR lub bez. Dla niego nic się nie zmienia w sposobie otrzymywania dokumentów.
Podsumowanie
Współpraca z zagranicznymi kontrahentami w kontekście KSeF opiera się na trzech kluczowych zasadach:
- Twoje faktury sprzedażowe trafiają do KSeF. Jako polski podatnik masz obowiązek wystawić w Krajowym Systemie e-Faktur niemal każdą fakturę dla kontrahenta z zagranicy. Wyjątki od tej reguły są nieliczne i dotyczą głównie transakcji B2C czy sprzedaży w ramach procedury VAT OSS.
- Faktury zakupowe od zagranicznych firm pozostają poza systemem. Dokumenty, które otrzymujesz od dostawców niemających w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, księgujesz na dotychczasowych zasadach.
Kontrahent otrzymuje fakturę w uzgodnionej formie. Po zarejestrowaniu dokumentu w KSeF Twoim zadaniem jest dostarczenie go partnerowi w czytelnej dla niego formie – najczęściej jako plik PDF (z kodem QR lub bez) lub w wersji papierowej. Dla Twojego odbiorcy proces otrzymywania faktur w praktyce się nie zmienia.
