Polityka Prywatności

Ostatnia aktualizacja: 29 marca 2026

1. Postanowienia ogólne
Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej dostępnej pod adresem ksefeo.pl oraz innych powiązanych stron internetowych prowadzonych przez VirtuDesk Polska Sp. z o.o.
Polityka dotyczy wyłącznie danych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze strony internetowej, w szczególności formularza kontaktowego, komunikacji e-mailowej, analityki ruchu oraz plików cookies.

2. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest VirtuDesk Polska Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Gołnowska 19, 54-315 Wrocław, Polska.
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz skontaktować się z administratorem:

e-mail: contact@virtudesk.eu

korespondencyjnie: VirtuDesk Polska Sp. z o.o., ul. Gołnowska 19, 54-315 Wrocław, Polska

3. Zakres danych
W zależności od sposobu korzystania ze strony możemy przetwarzać następujące dane osobowe:

dane identyfikacyjne, np. imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko;

dane kontaktowe, np. adres e-mail, numer telefonu;

dane podane w treści wiadomości lub formularza kontaktowego;

dane techniczne i eksploatacyjne, np. adres IP, typ urządzenia, system operacyjny, typ przeglądarki, identyfikatory cookies, dane o aktywności na stronie, przybliżona lokalizacja wynikająca z adresu IP;

dane związane z bezpieczeństwem i obsługą strony, np. logi serwera, informacje o błędach technicznych i próbach nadużyć.

4. Źródło danych
Co do zasady otrzymujemy dane bezpośrednio od Ciebie, gdy:

wysyłasz wiadomość przez formularz kontaktowy;

kontaktujesz się z nami e-mailowo lub telefonicznie;

korzystasz ze strony internetowej i akceptujesz określone pliki cookies;

zapisujesz się na informacje handlowe, webinar, demo lub kontakt sprzedażowy, jeżeli taka funkcjonalność jest dostępna na stronie.

5. Cele i podstawy przetwarzania
Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach:

Obsługa zapytań kierowanych przez formularz lub e-mail
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes polegający na udzielaniu odpowiedzi na wiadomości i prowadzeniu komunikacji.

Podjęcie działań przed zawarciem umowy lub przedstawienie oferty
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy wdrożenia, prezentacji usługi, zamówienia lub współpracy.

Marketing bezpośredni własnych usług
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes w promowaniu własnych usług, a w przypadkach wymaganych przepisami także Twoja zgoda na komunikację elektroniczną.

Analityka, statystyka oraz ulepszanie strony internetowej
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie cookies i technologii analitycznych wymagających zgody, a w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes polegający na rozwijaniu i zabezpieczaniu strony.

Zapewnienie bezpieczeństwa strony, wykrywanie nadużyć i dochodzenie roszczeń
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie serwisu, użytkowników oraz obronie przed roszczeniami.

Wypełnienie obowiązków prawnych
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli obowiązek przetwarzania wynika z przepisów prawa.

6. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach niezbędne do udzielenia odpowiedzi, przygotowania oferty, kontaktu zwrotnego albo realizacji zgłoszonej sprawy.
Jeżeli nie podasz danych oznaczonych jako wymagane w formularzu lub nie podasz danych kontaktowych, możemy nie być w stanie odpowiedzieć na Twoje zapytanie albo przedstawić Ci żądanych informacji.

7. Odbiorcy danych
Twoje dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym nas w prowadzeniu strony i komunikacji, w szczególności:

dostawcom hostingu i infrastruktury IT;

dostawcom poczty elektronicznej;

dostawcom narzędzi analitycznych, statystycznych i marketingowych, o ile są wykorzystywane;

dostawcom narzędzi do obsługi formularzy, CRM, wsparcia sprzedaży lub automatyzacji kontaktu;

kancelariom prawnym, firmom doradczym lub podmiotom wspierającym dochodzenie roszczeń;

uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.

Podmioty te przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów i wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów.

8. Przekazywanie danych poza EOG
Co do zasady dążymy do tego, aby dane były przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Jeżeli jednak korzystamy z dostawców mających siedzibę poza EOG lub z infrastruktury powodującej transfer danych poza EOG, odbywa się to wyłącznie zgodnie z przepisami RODO, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej lub innej właściwej podstawy legalizującej transfer.
Informację o takim transferze możesz uzyskać, kontaktując się z nami.

9. Okres przechowywania danych
Dane przetwarzamy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń lub przez czas wymagany przepisami prawa.
W praktyce oznacza to, że:

dane z formularza kontaktowego i korespondencji przechowujemy przez czas prowadzenia sprawy oraz zwykle do 24 miesięcy od zakończenia kontaktu, chyba że dłuższy okres jest potrzebny do obrony przed roszczeniami;

dane związane z ofertowaniem lub rozmowami o współpracy przechowujemy przez czas negocjacji, a następnie przez okres niezbędny do wykazania przebiegu kontaktu i obrony przed roszczeniami;

dane z logów technicznych i bezpieczeństwa przechowujemy przez okres niezbędny dla zapewnienia bezpieczeństwa strony, wykrywania incydentów i analizy błędów;

dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania albo do czasu utraty przydatności celu.

Jeżeli konkretne narzędzie lub usługa przewidują krótszy albo dłuższy okres retencji, stosujemy okres właściwy dla tego celu i rodzaju danych.

10. Pliki cookies i podobne technologie
Strona wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

zapewnienia prawidłowego działania strony;

utrzymania bezpieczeństwa;

analizy ruchu i statystyk;

dostosowania treści i działań marketingowych, jeżeli stosujemy takie narzędzia.

Pliki cookies można podzielić na:

niezbędne – potrzebne do prawidłowego działania strony i bezpieczeństwa;

analityczne – pomagają nam zrozumieć, jak użytkownicy korzystają ze strony;

marketingowe – służą do dopasowania komunikacji i pomiaru skuteczności kampanii, jeśli są używane.

W przypadku plików cookies innych niż niezbędne prosimy o zgodę przed ich zapisaniem lub odczytem na Twoim urządzeniu.

Zgodę możesz w każdej chwili wycofać lub zmienić ustawienia cookies za pomocą mechanizmu zarządzania zgodami dostępnego na stronie.

Niezależnie od tego możesz również zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki, przy czym ograniczenie stosowania niektórych plików cookies może wpłynąć na działanie części funkcji strony.

11. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci prawa:

dostępu do danych;

sprostowania danych;

usunięcia danych;

ograniczenia przetwarzania;

przenoszenia danych, jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda lub umowa i przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;

wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie;

wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;

wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji swoich praw możesz skontaktować się z nami pod adresem: contact@virtudesk.eu.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Twoje dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania wobec Ciebie decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
Jeżeli w przyszłości zaczniemy stosować takie rozwiązania, odpowiednio zaktualizujemy niniejszą politykę.

13. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, ujawnieniem lub nieuprawnioną modyfikacją.
Środki te są dostosowywane do rodzaju danych, ryzyka oraz sposobu korzystania ze strony.

14. Zmiany polityki prywatności
Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian prawnych, technologicznych lub organizacyjnych.
Aktualna wersja polityki jest publikowana na stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji.

15. Polityka prywatności dla aplikacji app.ksefeo.pl

Polityka prywatności – aplikacja

16. Dane kontaktowe

W przypadku pytań lub wniosków związanych z niniejszą Polityką Prywatności skontaktuj się z:

VirtuDesk Polska Sp. z o. o.
Gołnowska 19, 54-315, Wrocław, Polska

KRS: 0001137304

NIP: 8943248019

Regon: 540158020

Email: contact@virtudesk.eu