Polityka Prywatności - aplikacja app.ksefeo.pl

Ostatnia aktualizacja: 29 marca 2026

1. Postanowienia ogólne
Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z aplikacji KSEFEO dostępnej pod adresem https://app.ksefeo.pl.
Polityka dotyczy danych użytkowników aplikacji, osób działających w imieniu Usługobiorcy oraz danych przetwarzanych w związku z obsługą konta, bezpieczeństwem, rozliczeniami i wsparciem technicznym.
W zakresie danych powierzonych przez klientów korzystających z aplikacji szczegółowe zasady przetwarzania określa także Regulamin.

2. Administrator danych
Administratorem danych osobowych w zakresie danych dotyczących kont użytkowników, kontaktu, rozliczeń, logów systemowych, bezpieczeństwa oraz obsługi wsparcia technicznego jest:
VirtuDesk Polska sp. z o.o., ul. Gołnowska 19, 54-315 Wrocław, Polska, NIP: 8943248019.
Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: kontakt@ksefeo.pl.

3. Role w przetwarzaniu danych
W zakresie danych kont użytkowników, danych kontaktowych, danych rozliczeniowych, logów systemowych oraz danych związanych z bezpieczeństwem Aplikacji VirtuDesk działa jako administrator danych.
W zakresie danych wprowadzanych do Aplikacji przez Usługobiorcę, w szczególności danych kontrahentów, dokumentów księgowych, danych klientów biura rachunkowego oraz innych danych przetwarzanych w ramach korzystania z Usługi, VirtuDesk działa co do zasady jako podmiot przetwarzający na rzecz Usługobiorcy.

Usługobiorca odpowiada za to, aby posiadać podstawę prawną do wprowadzenia danych do Aplikacji oraz do ich powierzenia w związku z korzystaniem z Usługi.

4. Zakres przetwarzanych danych
W zależności od sposobu korzystania z Aplikacji możemy przetwarzać:

dane identyfikacyjne, takie jak imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, stanowisko;

dane kontaktowe, takie jak adres e-mail i numer telefonu;

dane konta i uprawnień, takie jak identyfikator użytkownika, role, historia logowania, ustawienia konta;

dane techniczne i eksploatacyjne, takie jak adres IP, logi systemowe, informacje o urządzeniu, przeglądarce, sesji i aktywności w Aplikacji;

dane zawarte w zgłoszeniach supportowych, korespondencji oraz komunikacji z Usługodawcą;

dane wprowadzane do Aplikacji przez Usługobiorcę w ramach korzystania z funkcji Usługi.

5. Cele i podstawy przetwarzania
Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

zawarcia i wykonywania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, w tym utworzenia i utrzymania konta w Aplikacji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

obsługi zgłoszeń, kontaktu z użytkownikami i wsparcia technicznego, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO;

zapewnienia bezpieczeństwa Aplikacji, wykrywania nadużyć, prowadzenia logów i ochrony infrastruktury, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

realizacji obowiązków prawnych związanych z rozliczeniami, rachunkowością i dochodzeniem roszczeń, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c oraz f RODO;

świadczenia Usługi w zakresie danych powierzonych przez Usługobiorcę, zgodnie z udokumentowanymi poleceniami administratora danych i zawartą umową powierzenia.

6. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym świadczenie Usługi, w szczególności dostawcom hostingu, infrastruktury IT, poczty elektronicznej, monitoringu, wsparcia technicznego, kopii zapasowych oraz innym podwykonawcom wykorzystywanym do utrzymania Aplikacji.

Dane mogą być również udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
Jeżeli VirtuDesk korzysta z podmiotów przetwarzających, odbywa się to na podstawie odpowiednich umów i wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji Usługi.

7. Przekazywanie danych poza EOG
Co do zasady dane powinny być przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Jeżeli jednak w związku z utrzymaniem Aplikacji lub korzystaniem z usług podwykonawców dojdzie do przekazania danych poza EOG, transfer odbywa się z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO, w szczególności na podstawie standardowych klauzul umownych lub innej właściwej podstawy prawnej.

8. Okres przechowywania danych
Dane kont użytkowników, dane kontaktowe i dane rozliczeniowe przechowujemy przez okres korzystania z Usługi, a następnie przez czas niezbędny do rozliczeń, obsługi reklamacji, dochodzenia roszczeń oraz wykonania obowiązków prawnych.

Dane techniczne, logi systemowe i dane związane z bezpieczeństwem przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i analizy incydentów.

Dane przetwarzane przez VirtuDesk jako podmiot przetwarzający są przechowywane zgodnie z Umową, DPA, okresem retencji przewidzianym w Regulaminie oraz obowiązującymi przepisami.

9. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:

dostępu do danych;

sprostowania danych;

usunięcia danych;

ograniczenia przetwarzania;

wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, jeśli podstawą jest prawnie uzasadniony interes;

przenoszenia danych, jeśli podstawą przetwarzania jest umowa lub zgoda i przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;

cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;

wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jeżeli VirtuDesk przetwarza dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający, realizacja części praw może wymagać kontaktu z właściwym administratorem danych, czyli Usługobiorcą.

10. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale w części przypadków niezbędne do utworzenia konta, korzystania z Aplikacji, kontaktu z obsługą, realizacji Umowy albo rozliczenia Usługi.
Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić korzystanie z całości lub części funkcjonalności Aplikacji.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
Jeżeli w Aplikacji dostępne są funkcje wspierające klasyfikację lub analizę danych, mają one charakter pomocniczy i wymagają weryfikacji przez użytkownika.

12. Bezpieczeństwo danych
VirtuDesk stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych, w tym kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji, logowanie zdarzeń, kopie zapasowe oraz rozwiązania ograniczające ryzyko nieuprawnionego dostępu.

Zakres środków bezpieczeństwa jest dostosowywany do charakteru Usługi, rodzaju danych i poziomu ryzyka.

13. Zmiany polityki prywatności
Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian prawnych, organizacyjnych lub technologicznych.
Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Aplikacji wraz z datą obowiązywania.

14. Kontakt
W sprawach związanych z prywatnością i ochroną danych osobowych można kontaktować się z Usługodawcą pod adresem:

VirtuDesk Polska Sp. z o. o.
Gołnowska 19, 54-315, Wrocław, Polska

KRS: 0001137304

NIP: 8943248019

Regon: 540158020

Email: kontakt@ksefeo.pl

Optimizing Order-to-Cash

Context

Our client distributes a wide range of wood products—including pallets, crates, and building and truss materials—across nearly all states in the U.S. Currently, the invoicing process is manual: invoices are created based on “completed load” reports from the dispatching system (Aljex) and sent to customers via email along with supporting documentation.

This manual workflow is time-intensive and prone to delays and errors. Moreover, data from the dispatching software (Aljex) must be manually reconciled with the accounting system, significantly increasing administrative workload.

Proposed Solution

To streamline operations and reduce manual effort, we implemented an automation solution using n8n, a flexible, cost-effective, and easily deployable automation platform. Key components of the solution include:

Automated Invoice Creation: Invoices are automatically generated in QuickBooks based on data received from Aljex via API integration.
Daily Confirmation Report: A bot generates a daily summary confirming that invoices have been successfully created for all completed loads.
Automated Email Dispatch: Invoices are automatically sent to customers. The system monitors for bounced emails and verifies that all messages have been successfully delivered.
Automated Reconciliation: Dispatch data from Aljex is automatically exported and reconciled with the accounting system to ensure completeness and accuracy.
Exception Reporting: A discrepancy report is produced, identifying any mismatches for further investigation.

Key Benefits

Up to 90% reduction in processing time with a significant drop in errors
Scalable and always-on solution – automation operates 24/7 without the need for manual intervention
Human oversight only where needed – employees focus solely on exceptions, typically less than 10% of the total volume

Systems Automated

Automated Bank Reconciliation

Context

Our Swiss client utilizes a cloud-based accounting platform for their bookkeeping and maintains multiple bank accounts with PostFinance. Accurate and timely recording of bank statements in the accounting system is a critical component of effective cash management. Currently, this process is performed manually: an accounting clerk downloads the bank statement from the e-banking system in CSV or Swiss-standard formats (camt.053/camt.054), uploads it into the cloud accounting tool, and manually assigns the transactions to the appropriate accounts in the general ledger, customer ledger, or AP ledger.

Proposed Solution

To optimize this workflow, we propose the implementation of a intelligent automation solution to fully automate the bank statement integration and reconciliation process. The robot will:

Automatically download bank statements from the e-banking platform and upload them to the cloud accounting system.
Match incoming payments to customer invoices using structured reference numbers. In cases where a reference number is missing, the robot cross-verifies the payer’s name against the customer ledger to determine the correct posting.
Process outgoing payments based on the accounts payable (AP) payment run, assigning them to the corresponding entries in the AP ledger.

Post all remaining transactions appropriately to the general ledger in accordance with the organization’s accounting structure.
Reconcile the closing balance recorded in the accounting system with the bank statement balance.
Upon completion of the reconciliation, the robot generates a verification report highlighting any discrepancies, which are then routed to the accounting team for manual validation.

At month-end, a comprehensive reconciliation report is delivered to the accounting department. This includes monthly bank statements, detailed reconciliation to the general ledger, customer ledger, and AP ledger. All supporting documents are archived in a secure repository for audit and compliance purposes.

Key Benefits

Up to 80% reduction in processing time and a significant decrease in error rates.
Human oversight limited to exceptions – typically fewer than 10% of transactions.
Reconciliation backup and bank statement copies are automatically archived as PDF files for audit readiness and future reference.

Systems Automated

Invoicing automation

Initial context

Our client processes between 80 and 100 invoices each month as part of their standard billing operations. The current process involves manually retrieving data from Abacus system (including billable hours, payroll counts, and fixed fees), preparing individual invoices in Excel, posting them into the Sage accounting system, and emailing them to clients. This repetitive and manual process consumes two full working days each month, carries a high risk of human error.

Proposed Solution

To streamline and optimize this process, VirtuDesk proposed the implementation of an attended solution that automates the end-to-end invoice workflow while maintaining human oversight at key control points. The robot will:

Retrieve relevant input data from Abacus and contract files to generate monthly Excel invoices and store them in a shared folder.
Post invoice entries directly into Sage, updating the customer ledger accounts and generating an activity log.
Create a reconciliation report comparing recorded invoices to posted entries, allowing for immediate review and validation.
Generate PDF versions of all invoices and send them to customers via a monitored functional mailbox.
Produce a report showing all sent emails, flagging any delivery issues such as bounced messages.
Provide intelligent insights, including revenue trends and variance analysis across periods, to support financial decision-making.

Key Benefits

The automation reduced manual effort by up to 80%, cutting the invoicing process from two full working days to just a few hours per month. It ensures improved accuracy and consistency, as all key actions are logged and reconciled. Human oversight is focused on reviewing discrepancies and validating outputs, allowing staff to shift attention to more strategic tasks. Additionally, the solution is fully scalable and audit-ready, with all documents and reports archived for compliance and future reference.

Systems Automated