Regulamin

Operator / Usługodawca: VirtuDesk Polska sp. z o.o., ul. Gołnowska 19, 54-315 Wrocław, Polska, NIP: 8943248019, („Usługodawca”). Kontakt: e-mail: kontakt@ksefeo.pl, telefon: +48 694 543 867

Adres Aplikacji: https://app.ksefeo.pl

Regulamin świadczenia Usług wraz z załącznikami, stanowi treść umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną zawieranej pomiędzy VirtuDesk a Usługobiorcą oraz stanowi regulamin w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Regulamin określa zasady świadczenia Usług drogą elektroniczną w ramach aplikacji KSEFEO („Aplikacja”) oraz warunki zawarcia, wykonywania i rozwiązania umowy o świadczenie usług. Zawarcie Umowy następuje poprzez akceptację Regulaminu przed rozpoczęciem korzystania z Aplikacji.

Regulamin jest udostępniany Usługobiorcy nieodpłatnie przed akceptacją Regulaminu, w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie, zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

§1. Definicje

1. Usługodawca – podmiot wskazany w części wstępnej Regulaminu, świadczący Usługi w modelu SaaS (Software as a Service), będący właścicielem i administratorem Aplikacji.

2. Usługobiorca – podmiot będący przedsiębiorcą lub innym podmiotem wykonującym działalność gospodarczą albo zawodową, który zawiera Umowę z Usługodawcą i na którego rzecz świadczone są Usługi. Regulamin nie jest kierowany do konsumentów w rozumieniu art. 22¹ k.c. ani do osób fizycznych zawierających umowę bez bezpośredniego związku z działalnością gospodarczą lub zawodową.

3. Klient – podmiot, na rzecz którego Usługobiorca świadczy własne usługi (w szczególności księgowe, finansowe lub doradcze), który może korzystać z Aplikacji wyłącznie w zakresie umożliwionym przez Usługobiorcę i który nie jest stroną Umowy.

4. Użytkownik – osoba fizyczna upoważniona przez Usługobiorcę do korzystania z Aplikacji w imieniu i na rzecz Usługobiorcy, w tym do wykonywania czynności wywołujących skutki prawne lub finansowe po stronie Usługobiorcy; Usługobiorca ponosi pełną odpowiedzialność za działania i zaniechania Użytkowników oraz Klientów korzystających z Aplikacji za jego pośrednictwem.

5. Aplikacja – aplikacja webowa KSEFEO udostępniana przez Usługodawcę w modelu SaaS (Software as a Service), dostępna online, za pośrednictwem której świadczone są Usługi.

6. Konto – zbiór danych utworzonych w systemie teleinformatycznym Usługodawcy po rejestracji Usługobiorcy, umożliwiający korzystanie z Usług, zarządzanie Użytkownikami, Klientami, Pakietami, integracjami oraz rozliczeniami.

7. Usługa / Usługi – świadczenia realizowane przez Usługodawcę drogą elektroniczną w modelu SaaS, polegające w szczególności na udostępnieniu funkcjonalności Aplikacji zgodnie z wybranym Pakietem oraz świadczeniu wsparcia w zakresie określonym Regulaminem i SLA.

8. Pakiet – wariant Usług obejmujący zakres funkcjonalności Aplikacji, limity korzystania (w szczególności liczbę Użytkowników, Klientów, dokumentów, integracji), okres rozliczeniowy oraz cenę, wskazane w Cenniku udostępnianym w Aplikacji lub na stronie internetowej Usługodawcy albo w ofercie indywidualnej przesłanej drogą elektroniczną (w szczególności e-mailem).

9. Cennik – dokument określający aktualne opłaty za korzystanie z Usług i Pakietów, udostępniany przez Usługodawcę w Aplikacji, na stronie internetowej lub w ofercie indywidualnej przesłanej Usługobiorcy drogą elektroniczną (w szczególności e-mailem)

 10. Okres Subskrypcji – okres obowiązywania Umowy, na jaki Usługobiorca uzyskuje dostęp do Usług zgodnie z wybranym Pakietem.

11. Okres Rozliczeniowy – okres, za który naliczane są opłaty za Usługi (np. miesiąc lub rok), zgodnie z wybranym Pakietem.

12. KSeF – Krajowy System e-Faktur udostępniany przez Ministerstwo Finansów; system zewnętrzny, niezależny od Usługodawcy, którego działanie pozostaje poza kontrolą Usługodawcy.

13. Integracje – połączenia Aplikacji z systemami zewnętrznymi (w tym systemami finansowo-księgowymi, KSeF, API), udostępniane w ramach Usług lub Pakietów.

14. Dane Usługobiorcy – wszelkie dane, informacje i dokumenty wprowadzane do Aplikacji lub przetwarzane w związku z korzystaniem z Usług, w tym dokumenty księgowe, dane Klientów, metadane, konfiguracje, logi operacyjne i dane techniczne. 

15. Dane Osobowe – dane osobowe w rozumieniu RODO.

16. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.

17. Dzień Roboczy – dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

18. Siła Wyższa – zdarzenie o charakterze nadzwyczajnym, zewnętrznym, niemożliwym do przewidzenia i zapobieżenia, pozostające poza kontrolą Strony, w szczególności: awarie zasilania lub sieci Internet, awarie systemów teleinformatycznych podmiotów trzecich (w tym KSeF), wojny, zamieszki, akty terrorystyczne, strajki, klęski żywiołowe, epidemie, pandemie, decyzje organów władzy publicznej lub inne zdarzenia o podobnym charakterze.

19. Awaria – nieplanowana niedostępność Aplikacji uniemożliwiająca korzystanie z podstawowych funkcjonalności zgodnie z Pakietem, z wyłączeniami wskazanymi w SLA.

20. Przerwa Serwisowa – planowana przerwa w dostępności Aplikacji związana z pracami utrzymaniowymi lub rozwojowymi, o której Usługodawca informuje zgodnie z Regulaminem.

§2. Postanowienia ogólne, zawarcie Umowy i dostęp do Usługi

1. Usługa jest świadczona w modelu SaaS i polega na udostępnieniu Aplikacji wyłącznie online, bez instalacji lokalnej po stronie Usługobiorcy. Zakres funkcjonalności, limity oraz warunki korzystania z Usługi wynikają z wybranego Pakietu, Regulaminu oraz aktualnego Cennika lub oferty indywidualnej.

2. Umowa zostaje zawarta z chwilą (a) akceptacji Regulaminu przez Usługobiorcę podczas rejestracji Konta lub zakupu Pakietu w Aplikacji albo (b) złożenia zamówienia w inny sposób wskazany przez Usługodawcę i jego potwierdzenia. W razie rozbieżności pomiędzy Regulaminem a ofertą indywidualną, wiążą postanowienia oferty indywidualnej w zakresie wprost w niej uregulowanym.

3. Warunkiem korzystania z Usługi jest utworzenie Konta oraz wskazanie co najmniej jednego Użytkownika z uprawnieniami administratora. Usługobiorca oświadcza, że jest uprawniony do zawarcia Umowy oraz że dane podane w procesie rejestracji są prawdziwe, kompletne i aktualne.

4. Do korzystania z Usługi wymagany jest dostęp do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa, aktywne konto e-mail oraz środowisko zapewniające bezpieczne korzystanie z usług online. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niespełnienie wymagań technicznych po stronie Usługobiorcy.

5. Usługodawca może świadczyć usługi dodatkowe (np. wdrożeniowe, szkoleniowe, konfiguracyjne, migracyjne, integracje dedykowane) na podstawie odrębnych ustaleń. Jeżeli nie postanowiono inaczej, usługi dodatkowe są rozliczane według stawek wskazanych w Cenniku lub ofercie.

6. Usługodawca może udostępniać okres testowy lub Pakiet bezpłatny. W okresie testowym oraz w zakresie usług bezpłatnych Usługodawca może ograniczyć funkcjonalności i wsparcie, a odpowiedzialność Usługodawcy jest dodatkowo ograniczona zgodnie z §10 ust. 8.

7. Usługobiorca nie jest uprawniony do przeniesienia praw i obowiązków wynikających z Umowy na osobę trzecią (w tym do cesji Umowy) bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy. Przeniesienie dokonane z naruszeniem niniejszego postanowienia stanowi rażące naruszenie Regulaminu i uprawnia Usługodawcę do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym.

8. Usługobiorca wyraża zgodę na przeniesienie przez Usługodawcę praw i obowiązków wynikających z Umowy (w całości lub w części) na spółkę powiązaną, następcę prawnego albo nabywcę przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części, w szczególności w ramach reorganizacji, połączenia, podziału albo transakcji M&A, z zastrzeżeniem, że nie spowoduje to obniżenia poziomu ochrony Danych Osobowych wynikającego z DPA.

§3. Zakres Usługi, limity i zasady korzystania

1. Zakres funkcji, limity oraz cena Usługi wynikają z Pakietu. Usługobiorca nie jest uprawniony do obchodzenia mechanizmów limitowania ani do korzystania z Usługi w sposób powodujący nadmierne obciążenie infrastruktury Usługodawcy.

2. W przypadku przekroczenia limitów, Usługodawca może: (a) naliczyć opłaty dodatkowe zgodnie z Cennikiem, (b) czasowo ograniczyć dostępne funkcjonalności lub (c) zaproponować zmianę Pakietu. Do czasu uregulowania opłat za nadlimity Usługodawca może wstrzymać świadczenie Usługi w części dotyczącej przekroczonych limitów.

3. Dopuszczalne jest wykorzystywanie Aplikacji do świadczenia usług na rzecz Klientów Usługobiorcy, o ile mieści się to w wybranym Pakiecie i jest zgodne z prawem. Usługobiorca zapewnia, że posiada odpowiednie podstawy prawne do przetwarzania i udostępniania danych swoich Klientów oraz że korzystanie z Aplikacji przez Klientów odbywa się na zasadach określonych przez Usługobiorcę (w szczególności w ramach jego relacji z Klientami).

4. Usługa ma charakter narzędziowy. Aplikacja nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani księgowej. Usługobiorca ponosi pełną odpowiedzialność za poprawność merytoryczną danych, klasyfikacji, konfiguracji oraz decyzje podejmowane na podstawie działania Aplikacji, w tym w szczególności w zakresie obowiązków wynikających z przepisów o e-fakturowaniu i KSeF. 

5. W ramach Aplikacji Usługodawca może udostępniać funkcje wykorzystujące mechanizmy sztucznej inteligencji, w szczególności funkcję automatycznego nadawania kont i kategorii („Funkcja AI”). Funkcja AI ma charakter pomocniczy i służy wsparciu Usługobiorcy w procesie klasyfikacji danych. Wyniki działania Funkcji AI mają charakter propozycji i nie stanowią gwarantowanej ani wiążącej kwalifikacji księgowej. Usługodawca nie gwarantuje, że każdorazowo zostanie zaproponowana poprawna lub kompletna klasyfikacja. Odpowiedzialność za weryfikację i zatwierdzenie wyników działania Funkcji AI ponosi Usługobiorca.

6. Usługodawca jest uprawniony do wprowadzania zmian rozwojowych i aktualizacji Aplikacji. Zmiany mogą skutkować modyfikacją interfejsu, sposobu działania funkcji lub API, o ile nie prowadzą do utraty istotnych funkcjonalności Pakietu w sposób trwały. Usługodawca może wycofać lub ograniczyć funkcjonalności Aplikacji, jeżeli jest to konieczne ze względów bezpieczeństwa, prawnych lub technologicznych.

7. Usługa jest udostępniana w stanie „takim, jakim jest” (as is) oraz w miarę dostępności (as available). Z zastrzeżeniem SLA oraz bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, Usługodawca nie składa żadnych zapewnień ani gwarancji (wyraźnych ani dorozumianych), w szczególności co do: (a) spełnienia indywidualnych potrzeb Usługobiorcy, (b) nieprzerwanego, bezbłędnego działania Aplikacji, (c) pełnej kompatybilności z systemami i konfiguracją Usługobiorcy, ani (d) osiągnięcia przez Usługobiorcę określonych rezultatów biznesowych.

§4. Konto, bezpieczeństwo i uprawnienia

1. Usługobiorca ponosi pełną odpowiedzialność za korzystanie z Konta, w tym za działania i zaniechania Użytkowników oraz wszelkie czynności dokonane z użyciem prawidłowych danych uwierzytelniających, chyba że wynika to z winy umyślnej Usługodawcy.

2. Usługobiorca zobowiązany jest do: (a) utrzymywania poufności haseł i danych dostępowych, (b) nieudostępniania kont Użytkowników osobom nieuprawnionym, (c) niezwłocznego zgłoszenia Usługodawcy podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa, (d) stosowania rozsądnych środków bezpieczeństwa po swojej stronie (aktualizacje systemu, ochrona antywirusowa, kontrola dostępu).

3. Usługodawca może udostępnić mechanizmy dodatkowego uwierzytelniania (np. 2FA- uwierzytelnianie dwuskładnikowe). Jeżeli są one dostępne, Usługobiorca powinien je włączyć dla Użytkowników administracyjnych; brak ich włączenia może ograniczać odpowiedzialność Usługodawcy w razie naruszeń wynikających z przejęcia konta.

4. Usługodawca może czasowo zablokować Konto lub wybrane funkcjonalności, jeżeli: (a) stwierdzi naruszenie Regulaminu, (b) zachodzi uzasadnione podejrzenie zagrożenia bezpieczeństwa, (c) występują zaległości płatnicze, (d) wymagają tego przepisy prawa lub decyzje organów. W miarę możliwości Usługodawca poinformuje Usługobiorcę o blokadzie i jej przyczynach.

§5. Prawa własności intelektualnej i licencja

1. Na czas trwania Umowy Usługodawca udziela Usługobiorcy niewyłącznej, nieprzenoszalnej i niezbywalnej licencji na korzystanie z Aplikacji wyłącznie w zakresie niezbędnym do korzystania z Usługi zgodnie z Pakietem i Regulaminem.

2. Zabronione jest w szczególności: (a) uzyskiwanie dostępu do kodu źródłowego, dekompilacja, inżynieria wsteczna lub inne próby poznania rozwiązań technicznych Aplikacji; (b) modyfikowanie, tłumaczenie, adaptowanie lub tworzenie utworów zależnych; (c) obchodzenie zabezpieczeń; (d) udzielanie sublicencji, odsprzedaż, najem, użyczenie lub udostępnianie Aplikacji osobom trzecim poza Użytkownikami i Klientami w zakresie dopuszczonym Pakietem; (e) scrapowanie, masowe pobieranie danych lub automatyczne indeksowanie bez zgody Usługodawcy; (f) wykonywanie testów bezpieczeństwa, penetracyjnych lub benchmarków wydajności bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy; (g) używanie Aplikacji w celu tworzenia, testowania lub oferowania konkurencyjnych rozwiązań (w zakresie dopuszczalnym przez prawo).

3. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Aplikacji, dokumentacji, znaków towarowych oraz materiałów udostępnianych przez Usługodawcę przysługują Usługodawcy lub jego licencjodawcom.

4. Jeżeli Usługobiorca przekazuje sugestie, uwagi lub propozycje zmian („Feedback”), Usługobiorca udziela Usługodawcy nieodpłatnej, niewyłącznej, nieograniczonej terytorialnie licencji na wykorzystanie Feedbacku w celu rozwoju Usługi, bez obowiązku wypłaty wynagrodzenia.

5. Usługodawca jest uprawniony do monitorowania korzystania z Aplikacji (w tym poprzez logi i metryki) w zakresie niezbędnym do: (a) zapewnienia bezpieczeństwa i stabilności Usługi, (b) wykrywania nadużyć oraz naruszeń Regulaminu, (c) weryfikacji zgodności korzystania z Aplikacji z Pakietem (w szczególności limitów).

6. Na żądanie Usługodawcy, Usługobiorca w terminie 7 dni udostępni informacje i dokumenty niezbędne do weryfikacji zgodności, o której mowa w ust. 5, w zakresie, w jakim pozostają one w dyspozycji Usługobiorcy i są adekwatne do celu weryfikacji. W razie bezskutecznego upływu terminu, Usługodawca może zawiesić dostęp do Usługi do czasu wykonania obowiązku. W przypadku stwierdzenia naruszeń (w szczególności przekroczeń limitów, udostępnienia dostępu osobom nieuprawnionym lub obejścia mechanizmów), Usługobiorca zobowiązuje się do (a) niezwłocznego zaprzestania naruszeń, (b) uregulowania należnych opłat (w tym za nadlimity) oraz (c) pokrycia uzasadnionych kosztów weryfikacji/audytu poniesionych przez Usługodawcę.

7. W razie naruszenia przez Usługobiorcę postanowień §5 ust. 2 lub §11 ust. 2 Regulaminu (Poufność), Usługobiorca obowiązany jest zapłacić Usługodawcy karę umowną w wysokości równowartości 100 000 EUR (stu tysięcy euro) za każde naruszenie, według średniego kursu NBP z dnia wezwania do zapłaty. Zapłata kary umownej nie wyłącza prawa Usługodawcy do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary, na zasadach ogólnych.

§6. Integracje, KSeF i systemy zewnętrzne

1. Aplikacja może integrować się z systemami zewnętrznymi, w tym z KSeF, systemami finansowo‑księgowymi oraz API. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za działanie, dostępność ani zmiany w systemach zewnętrznych, w szczególności KSeF, ani za skutki przerw, ograniczeń lub błędów leżących po stronie tych systemów.

2. Usługobiorca odpowiada za: (a) posiadanie odpowiednich uprawnień, tokenów, certyfikatów, pełnomocnictw i konfiguracji wymaganych do integracji, (b) poprawność merytoryczną danych przesyłanych do systemów zewnętrznych, (c) zapewnienie zgodności z przepisami prawa (w tym w zakresie KSeF), (d) archiwizację danych, jeżeli wymaga tego prawo lub wewnętrzne procedury Usługobiorcy.

3. Zmiany po stronie systemów zewnętrznych mogą wymagać dostosowań Aplikacji. Usługodawca dołoży należytej staranności, aby w rozsądnym terminie wprowadzić niezbędne zmiany, z zastrzeżeniem, że ich zakres i terminy mogą zależeć od dostępności specyfikacji i stabilności interfejsów po stronie podmiotów trzecich.

4. Jeżeli integracja wymaga usług lub licencji podmiotów trzecich, Usługobiorca zapewnia we własnym zakresie ich nabycie i utrzymanie. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za brak takich licencji lub usług.

§7. Opłaty, rozliczenia i fakturowanie

1. Usługa jest odpłatna, chyba że Usługobiorca korzysta z okresu testowego lub bezpłatnego Pakietu. Opłaty naliczane są z góry za Okres Rozliczeniowy w ramach Okresu Subskrypcji, zgodnie z Pakietem i Cennikiem. Faktury wystawiane są w formie elektronicznej w KSeF.

2. Z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, opłaty za rozpoczęty Okres Rozliczeniowy nie podlegają zwrotowi (w szczególności w razie niewykorzystania Usługi przez Usługobiorcę), a Usługobiorca nie jest uprawniony do wstrzymania płatności ani potrącenia bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy.

3. Brak zapłaty w terminie uprawnia Usługodawcę do: (a) naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz kosztów odzyskiwania należności (w tym rekompensaty, o której mowa w przepisach dotyczących transakcji handlowych), (b) wstrzymania lub ograniczenia dostępu do Usługi, (c) rozwiązania Umowy z przyczyn leżących po stronie Usługobiorcy.

4. Usługodawca może zmieniać Cennik z ważnych przyczyn, w szczególności: wzrost kosztów utrzymania infrastruktury, zmiany zakresu funkcjonalności, zmiany przepisów prawa, inflacja lub zmiana kursów walut w przypadku kosztów ponoszonych w walutach obcych. O zmianie Cennika Usługodawca poinformuje z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni, chyba że zmiana wynika z obowiązku prawnego lub jest korzystna dla Usługobiorcy.

5. W razie opóźnień płatniczych Usługodawca może uzależnić dalsze świadczenie Usługi, w tym udostępnienie eksportu danych po zakończeniu Umowy, od uregulowania wszystkich należności.

§8. Czas trwania Umowy, odnowienie i rozwiązanie

1. Umowa zawierana jest na czas określony odpowiadający Okresowi Subskrypcji i ulega automatycznemu odnowieniu na kolejny okres odpowiadający dotychczasowemu Okresowi Subskrypcji, o ile Usługobiorca nie złoży wypowiedzenia co najmniej 30 dni przed końcem bieżącego Okresu Subskrypcji.

2. Usługobiorca może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Subskrypcji w sposób wskazany w Aplikacji lub poprzez oświadczenie wysłane na adres e‑mail Usługodawcy, z zachowaniem terminu z ust. 1.

3. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę z ważnych przyczyn ze skutkiem na koniec Okresu Subskrypcji, w szczególności w razie zakończenia świadczenia Usługi, istotnych zmian technologicznych lub prawnych, lub gdy dalsze świadczenie Usługi w dotychczasowym kształcie stało się niemożliwe lub nieopłacalne.

4. Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym (bez zachowania okresu wypowiedzenia), jeżeli: (a) Usługobiorca rażąco narusza Regulamin lub prawo, (b) Usługobiorca zalega z płatnościami co najmniej 14 dni mimo uprzedniego wezwania do zapłaty, (c) korzystanie z Aplikacji zagraża bezpieczeństwu Usługi lub danych innych klientów, (d) wymagają tego przepisy prawa lub decyzje organów.

5. W razie rozwiązania Umowy z przyczyn leżących po stronie Usługobiorcy, opłaty uiszczone za bieżący Okres Rozliczeniowy nie podlegają zwrotowi.

§9. Dostępność, przerwy serwisowe, wsparcie i reklamacje

1. Usługodawca dokłada należytej staranności, aby Usługa była dostępna w sposób ciągły, z zastrzeżeniem: (a) Przerw Serwisowych, (b) zdarzeń losowych, (c) Siły Wyższej, (d) zdarzeń po stronie Usługobiorcy, (e) Awarii i działań systemów zewnętrznych (w tym KSeF).

2. Parametry dostępności, wsparcia technicznego oraz ewentualnych bonifikat określa Załącznik nr 2 – SLA. Service Credits (bonifikaty) stanowią – w najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo – wyłączny środek rekompensaty Usługobiorcy z tytułu spadku dostępności Usługi, z zastrzeżeniem

3. Usługodawca może wykonywać Przerwy Serwisowe w oknach serwisowych, w miarę możliwości w godzinach najmniejszego obciążenia. O planowanych Przerwach Serwisowych Usługodawca informuje poprzez Aplikację lub e‑mail, o ile jest to możliwe, z co najmniej 24‑godzinnym wyprzedzeniem.

4. Wsparcie techniczne jest świadczone w Dniach Roboczych 09:00–17:00 CET, o ile Pakiet lub SLA nie stanowią inaczej. Zgłoszenia dotyczące Awarii, błędów oraz wsparcia technicznego mogą być składane za pośrednictwem Aplikacji lub pocztą elektroniczną.

5. Reklamacje dotyczące Usługi mogą być składane drogą elektroniczną na adres e‑mail wskazany przez Usługodawcę i powinny zawierać co najmniej: dane identyfikujące Usługobiorcę, opis zdarzenia, datę i godzinę, okoliczności oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia. Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od otrzymania kompletnej reklamacji.

6. Usługobiorca zobowiązuje się zgłaszać nieprawidłowości niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od ich stwierdzenia; zgłoszenia po tym terminie mogą utrudnić lub uniemożliwić weryfikację i będą rozpatrywane w miarę możliwości.

7. W toku rozpatrywania reklamacji Usługobiorca zobowiązany jest do współdziałania z Usługodawcą, w szczególności do: (a) przekazania informacji o środowisku (przeglądarka, system, integracje), (b) udostępnienia logów, zrzutów ekranu oraz danych niezbędnych do odtworzenia problemu, (c) zapewnienia dostępu do osób technicznych po stronie Usługobiorcy, jeżeli jest to niezbędne do diagnostyki. Do czasu przekazania przez Usługobiorcę kompletnych informacji bieg terminów rozpatrzenia reklamacji ulega wstrzymaniu.

10. Odpowiedzialność Usługodawcy

1. Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy jest ograniczona w najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo. Strony wyłączają odpowiedzialność Usługodawcy za utracone korzyści (lucrum cessans), utratę danych, utratę przychodów, przestój działalności, utratę reputacji oraz wszelkie szkody pośrednie i następcze.

2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane: (a) działaniem lub niedostępnością systemów zewnętrznych (w tym KSeF), (b) brakiem spełnienia wymagań technicznych po stronie Usługobiorcy, (c) nieprawidłową konfiguracją, danymi lub działaniami Użytkowników, (d) naruszeniem Regulaminu lub prawa przez Usługobiorcę, (e) Siłą Wyższą.

3. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy (niezależnie od podstawy prawnej) jest ograniczona do kwoty równej opłatom faktycznie zapłaconym przez Usługobiorcę za trzy (3) ostatnie pełne miesiące świadczenia Usługi poprzedzające zdarzenie powodujące szkodę. Jeżeli szkoda powstała w okresie testowym lub w ramach usług bezpłatnych, łączna odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do kwoty 100 PLN.

4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji biznesowych, księgowych lub podatkowych podejmowanych przez Usługobiorcę na podstawie działania Aplikacji. Aplikacja jest narzędziem wspierającym procesy i nie zastępuje weryfikacji merytorycznej przez Usługobiorcę. 5. Usługobiorca zobowiązuje się do wykonywania kopii zapasowych danych po swojej stronie w zakresie, w jakim jest to dla niego wymagane (w szczególności dla celów dowodowych, podatkowych lub zgodności). Usługodawca wykonuje kopie zapasowe w celach odtworzeniowych, ale nie gwarantuje odtworzenia konkretnych danych w każdym przypadku (w szczególności w razie uszkodzeń wynikających z działań Usługobiorcy).

6. Żadne postanowienie Regulaminu nie wyłącza ani nie ogranicza odpowiedzialności, której wyłączenie lub ograniczenie jest niedopuszczalne na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w tym odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną umyślnie.

7. Usługobiorca zobowiązuje się zgłosić Usługodawcy wszelkie roszczenia oraz zdarzenia mogące stanowić podstawę roszczeń związanych z Usługą niezwłocznie po ich stwierdzeniu, nie później niż w terminie 30 dni od dnia ich stwierdzenia, a w każdym razie nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym przy zachowaniu należytej staranności mógł je stwierdzić. Usługobiorca zobowiązuje się do współdziałania z Usługodawcą w zakresie wyjaśnienia okoliczności zdarzenia i minimalizacji szkody. W zakresie reklamacji oraz Service Credits zastosowanie mają terminy i tryb określone w §9 oraz w SLA.

8. Usługobiorca zwalnia Usługodawcę z odpowiedzialności i zobowiązuje się do pokrycia uzasadnionych kosztów oraz szkód Usługodawcy (w tym kosztów obsługi prawnej) w razie roszczeń osób trzecich wynikających z: (a) Danych Usługobiorcy (w tym naruszenia praw autorskich, dóbr osobistych lub tajemnicy przedsiębiorstwa), (b) sposobu korzystania z Aplikacji przez Usługobiorcę, Użytkowników lub Klientów, (c) naruszenia prawa lub Regulaminu, chyba że roszczenie wynika z winy umyślnej Usługodawcy.

§11. Dane, poufność i bezpieczeństwo informacji

1. Usługobiorca zachowuje prawa do Danych Usługobiorcy. Usługodawca przetwarza Dane Usługobiorcy wyłącznie w celu świadczenia Usługi, zapewnienia bezpieczeństwa, utrzymania Aplikacji, rozliczeń oraz w zakresie niezbędnym do dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

2. Strony zobowiązują się do zachowania poufności informacji uzyskanych w związku z Umową („Informacje Poufne”) przez okres obowiązywania Umowy oraz przez 5 lat po jej zakończeniu. Obowiązek poufności nie dotyczy informacji: (a) publicznie dostępnych nie z winy Strony otrzymującej, (b) ujawnionych na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnego żądania organu, (c) niezależnie wytworzonych przez Stronę otrzymującą bez wykorzystania Informacji Poufnych.

3. Usługodawca może wykorzystywać zanonimizowane i zagregowane dane statystyczne dotyczące korzystania z Aplikacji (bez identyfikacji Usługobiorcy, Klientów ani danych osobowych) w celu rozwoju Usługi, analityki i poprawy bezpieczeństwa.

4. Po zakończeniu Umowy Usługobiorca ma prawo do eksportu Danych Usługobiorcy przez okres 30 dni od dnia jej rozwiązania lub wygaśnięcia, w formatach standardowo udostępnianych w Aplikacji, pod warunkiem braku zaległości płatniczych. Eksport niestandardowy lub ponad standardowe formaty może podlegać opłatom zgodnie z Cennikiem.

5. Po upływie okresu, o którym mowa w ust. 4, dane mogą zostać usunięte lub zanonimizowane. Usługodawca może wydłużyć retencję, jeżeli wynika to z obowiązków prawnych lub jest niezbędne do dochodzenia roszczeń.

§12. Dane osobowe (RODO) – powierzenie

1. W zakresie Danych Osobowych Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający, a Usługobiorca jako administrator, zgodnie z Załącznikiem nr 1 – Umową powierzenia przetwarzania danych (DPA).

2. Usługobiorca oświadcza, że posiada podstawę prawną do przetwarzania i powierzenia Danych Osobowych oraz spełnia obowiązki informacyjne wobec osób, których dane dotyczą.

3. Jeżeli Usługobiorca umożliwia korzystanie z Aplikacji Klientom (w rozumieniu §1), Usługobiorca ponosi odpowiedzialność za uregulowanie relacji prawnej z takimi podmiotami oraz za zakres danych przekazywanych do Aplikacji.

§13. Zmiany Regulaminu, Pakietów i Aplikacji

1. Usługodawca może zmieniać Regulamin, Pakiety i Cennik z ważnych przyczyn, w szczególności: (a) zmiany przepisów prawa lub wymogów organów, (b) zmiany technologiczne, bezpieczeństwa lub infrastruktury, (c) zmiany zakresu funkcjonalności, (d) względy organizacyjne lub biznesowe, w tym zmiana modelu świadczenia Usługi.

2. O zmianach Usługodawca informuje Usługobiorcę za pośrednictwem poczty elektronicznej lub Aplikacji z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni, chyba że przepisy prawa wymagają natychmiastowego wprowadzenia zmian lub zmiana jest korzystna dla Usługobiorcy.

3. Korzystanie z Usługi po dacie wejścia w życie zmian oznacza akceptację zmian. Jeżeli Usługobiorca nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Subskrypcji, składając oświadczenie najpóźniej do dnia wejścia w życie zmian.

§14. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w tym Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

2. Wszelka korespondencja i oświadczenia Stron mogą być składane w formie dokumentowej, w szczególności za pośrednictwem poczty elektronicznej na adresy wskazane w Koncie lub w części wstępnej Regulaminu. Oświadczenia uważa się za doręczone z chwilą wysłania na ostatni podany adres e‑mail, chyba że Strona otrzyma komunikat o niedostarczeniu.

3. Nieważność lub bezskuteczność któregokolwiek postanowienia Regulaminu nie wpływa na ważność pozostałych postanowień; Strony zastąpią nieważne postanowienie postanowieniem możliwie najbliższym gospodarczo pierwotnemu.

4. Wszelkie spory wynikłe z Umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej.

5. Załączniki stanowią integralną część Regulaminu:Załącznik nr 1 – DPA/RODO, Załącznik nr 2 – SLA

ZAŁĄCZNIK NR 1 – UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH (DPA/RODO)

§1. Przedmiot i czas

1. Usługobiorca („Administrator”) powierza Usługodawcy („Procesor”) przetwarzanie Danych Osobowych w celu świadczenia Usługi KSEFEO zgodnie z Umową.

2. Powierzenie obowiązuje przez czas trwania Umowy oraz okres retencji danych przewidziany w Regulaminie, chyba że prawo wymaga dłuższego przechowywania.

§2. Charakter i kategorie danych

1. Charakter przetwarzania: utrwalanie, przechowywanie, porządkowanie, przeglądanie, usuwanie, przesyłanie w ramach funkcji Aplikacji i integracji, w zakresie danych wprowadzonych przez Administratora.

2. Kategorie osób: pracownicy/kontrahenci Administratora, klienci końcowi Administratora, pełnomocnicy oraz inne osoby wskazane w dokumentach wprowadzonych do Aplikacji.

3. Kategorie danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane w dokumentach księgowych i handlowych (zakres zależny od danych wprowadzonych przez Administratora), identyfikatory systemowe, logi operacyjne.

§3. Obowiązki Procesora

1. Procesor przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, chyba że prawo UE/PL wymaga inaczej. 

2. Procesor zapewnia poufność osób upoważnionych do przetwarzania danych.

3. Procesor wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, uwzględniając charakter danych i ryzyko, w tym co najmniej: kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji (TLS), segmentację uprawnień, rejestrowanie zdarzeń, kopie zapasowe, procedury ciągłości działania.

4. Procesor pomaga Administratorowi – w zakresie adekwatnym do Usługi – w realizacji obowiązków wynikających z art. 32–36 RODO (w tym w razie naruszeń). 5. W razie naruszenia ochrony danych Procesor zawiadomi Administratora bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości nie później niż w terminie [48] godzin od stwierdzenia naruszenia.

§4. Podpowierzenie

1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Procesora z podwykonawców (subprocesorów) w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi (np. hosting, poczta transakcyjna, monitoring). 

2. Procesor zapewni, aby subprocesorzy przyjęli obowiązki co najmniej równoważne z niniejszą Umową powierzenia.

3. Aktualna lista subprocesorów lub ich kategorii jest dostępna: nie dotyczy.

4. Administrator może zgłosić uzasadniony sprzeciw wobec nowego subprocesora w terminie [14] dni od powiadomienia; jeżeli świadczenie Usługi bez tego subprocesora nie będzie możliwe, Administrator może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na koniec Okresu Subskrypcji. 

§5. Transfery poza EOG 

1. Jeżeli dane miałyby być przekazywane poza EOG, Procesor zapewni odpowiednią podstawę prawną (np. SCC) i poinformuje Administratora, o ile wymaga tego RODO.

§6. Zwrot/usunięcie danych 1. Po zakończeniu Umowy Procesor – zgodnie z wyborem Administratora i dostępnymi opcjami – umożliwi eksport danych w okresie retencji, a następnie usunie lub zanonimizuje dane, z zastrzeżeniem obowiązków prawnych. 

§7. Audyt

1. Administrator ma prawo, nie częściej niż raz w roku, żądać informacji potwierdzających zgodność Procesora z DPA (np. opis środków, certyfikaty, raporty).

2. Audyt na miejscu może odbyć się wyłącznie po uprzednim uzgodnieniu terminu i zakresu, w Dniach Roboczych, w sposób nienaruszający tajemnicy przedsiębiorstwa Procesora i bezpieczeństwa innych klientów; koszty audytu (w tym czas pracy Procesora) ponosi Administrator.

ZAŁĄCZNIK NR 2 – SLA (STANDARD)

1. Dostępność: 99,5% w skali miesiąca kalendarzowego, z wyłączeniem: (a) Przerw Serwisowych, (b) zdarzeń Siły Wyższej, (c) awarii i działań systemów zewnętrznych (w tym KSeF), (d) problemów po stronie Usługobiorcy (łącze, sprzęt, konfiguracja), (e) działań wymaganych dla bezpieczeństwa (np. pilne aktualizacje).

2. Wsparcie: Dni Robocze 09:00–17:00 CET (standard). Zakres wsparcia obejmuje weryfikację działania Aplikacji i pomoc w zakresie konfiguracji w granicach funkcji Aplikacji; nie obejmuje analiz merytorycznych dokumentów, doradztwa podatkowego/księgowego ani administrowania systemami zewnętrznymi.

3. Czasy reakcji (standard): Krytyczne (A1 – całkowita niedostępność Aplikacji): reakcja do 8 godzin roboczych; Wysokie (A2 – istotne ograniczenie funkcji podstawowych): reakcja do 16 godzin roboczych; Pozostałe: reakcja do 3 Dni Roboczych. Czasy usunięcia awarii są orientacyjne i zależą od złożoności oraz przyczyn.

4. Bonifikata (Service Credits): jeżeli dostępność miesięczna spadnie poniżej 99,5%, Usługobiorca może żądać bonifikaty: 99,0%–99,49%: 10% opłaty miesięcznej; 98,0%–98,99%: 25% opłaty miesięcznej; <98,0%: 50% opłaty miesięcznej. Bonifikata jest udzielana na wniosek Usługobiorcy złożony w ciągu 14 dni od zakończenia miesiąca, w formie obniżenia kolejnej faktury.

5. Szczegóły pomiaru dostępności: pomiar po stronie Usługodawcy, z użyciem monitoringu endpointów Aplikacji. Niedostępności wynikające z błędów konfiguracji lub środowiska po stronie Usługobiorcy nie są wliczane.

6. Service Credits nie kumulują się i w danym miesiącu nie mogą przekroczyć 50% opłaty miesięcznej za Pakiet. Udzielenie bonifikaty wyczerpuje roszczenia Usługobiorcy z tytułu spadku dostępności w danym miesiącu, w najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo.