Co do zasady tak: podatnicy zwolnieni z VAT, jeśli mają obowiązek wystawienia faktury, wystawiają ją w KSeF. Obowiązek wchodzi etapami: od 1 lutego 2026 r. dla największych podmiotów (sprzedaż w 2024 r. > 200 mln zł), a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Najmniejsi przedsiębiorcy „wykluczeni cyfrowo” zostali przesunięci do 1 stycznia 2027 r. Dodatkowo w 2026 r. działa ułatwienie: do końca roku można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli miesięczna sprzedaż na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł.
Czy KSeF dotyczy nievatowców?
Tak. Status „czynny/zwolniony z VAT” nie przesądza o obowiązku. Jeżeli nievatowiec wystawia fakturę (np. dla kontrahenta B2B z NIP), to robi to w KSeF zgodnie z harmonogramem. Obowiązek odbierania faktur wystawionych w KSeF dotyczy wszystkich podatników już od 1 lutego 2026 r.
Kto nie musi korzystać z KSeF?
Do 31 grudnia 2026 r. poza obowiązkiem pozostają najmniejsi przedsiębiorcy spełniający kryterium „wykluczenia cyfrowego” (limit sprzedaży na fakturach do 10 000 zł miesięcznie), a także przypadki wskazane w przepisach szczególnych (m.in. wybrane procedury). Faktury dla konsumentów (B2C) nie muszą być wystawiane w KSeF — mogą, ale nie ma obowiązku.
Bez limitów dokumentów
Czy można odliczyć VAT z faktury wystawionej przez nievatowca?
Nie. Podatnik zwolniony z VAT nie wykazuje podatku na fakturze, więc nabywca nie ma czego odliczyć. Gdyby VAT został wykazany omyłkowo, co do zasady jest to podatek nienależny po stronie wystawcy i nie daje prawa do odliczenia po stronie nabywcy.
Jaki dokument sprzedaży dla nievatowca?
Jeśli musisz wystawić fakturę (np. na żądanie kontrahenta B2B lub gdy wymagają tego przepisy), wystawiasz e-fakturę w KSeF bez VAT, z właściwym oznaczeniem zwolnienia i podstawą prawną. W sprzedaży zwolnionej z VAT dopuszczalne jest również dokumentowanie „rachunkiem” — rachunki nie podlegają KSeF i wystawia się je poza systemem. W relacjach B2C dalej można stosować rachunek lub paragon, a fakturę dla konsumenta w KSeF traktować jako opcję, nie obowiązek.
Jak przygotować nievatowca do KSeF — plan minimum
- Skonfiguruj dostęp i uprawnienia w KSeF (dla właściciela i ewentualnie pełnomocnika technicznego).
- Upewnij się, że program do fakturowania obsługuje KSeF oraz wzory faktur „ZW” z podstawą zwolnienia.
- Ustal procedury wyjątków: tryb offline, wystawianie korekt w KSeF (zamiast „anulowania”), brak not korygujących.
- Przeszkol zespół w różnicy między podglądem PDF a fakturą KSeF (XML) i w odbiorze faktur kosztowych z KSeF.
- Zadbaj o poprawną weryfikację kontrahentów, aby nie przyjmować „faktur z VAT” od nievatowców; w razie błędu — prośba o korektę.
