Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. opublikowana w Dzienniku Ustaw (poz. 1203) porządkuje i doprecyzowuje zasady Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF): dodaje nowe tryby wystawiania faktur poza KSeF (z obowiązkiem późniejszego wprowadzenia), wprowadza „faktury z załącznikiem”, zmienia reguły korekt i określa długi okres przejściowy w 2026 r. Poniżej zebraliśmy najważniejsze punkty z datami.
Najważniejsze daty (oś czasu)
- Dzień po ogłoszeniu – większość przepisów wchodzi w życie.
- 1 listopada 2025 – możliwość pobrania z KSeF certyfikatu do potwierdzania tożsamości wystawcy (dla faktur wystawianych wg wzoru poza KSeF).
- 1 stycznia 2026 – start zgłoszeń i obsługi faktur z załącznikiem; upoważnienie do nowych rozporządzeń technicznych.
- 1 lutego 2026 – wchodzą w życie kluczowe przepisy dot. wystawiania faktur wg wzoru poza KSeF (art. 106nda) i początek okresu przejściowego.
- 1 kwietnia 2026 – VAT RR możliwe w KSeF.
- 1 stycznia 2027 – obowiązek wpisywania numeru KSeF/identyfikatora zbiorczego w tytule płatności B2B (art. 108g) oraz przepisy dot. podzielonej płatności w nowym brzmieniu.
Nowe zasady: faktura wg wzoru poza KSeF (art. 106nda)
Od 1 lutego 2026 podatnik zobowiązany do KSeF może wystawić fakturę elektroniczną poza systemem, ale wg wzoru określonego dla faktury ustrukturyzowanej. Najważniejsze reguły:
- Termin przesłania do KSeF: niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu.
- Data wystawienia i otrzymania: datą wystawienia pozostaje data wskazana na fakturze; datą otrzymania dla nabywcy jest data nadania numeru KSeF po przesłaniu.
- Udostępnienie nabywcy:
- jeżeli nabywca jest w grupie B2C lub bez NIP (nowe kategorie), a odbiera faktury przez KSeF – sprzedawca musi zapewnić mu dostęp (np. przez kod QR/identyfikacyjny) i oznaczać fakturę wymaganymi kodami autentyczności.
- jeżeli fakturę udostępnia się poza KSeF, również trzeba ją odpowiednio oznaczyć (kod KSeF + kod autentyczności).
- Certyfikat KSeF: przed użyciem trybu poza KSeF należy pobrać certyfikat wystawcy (dostępny od 1.11.2025).
- Korekty: korektę do takiej faktury wystawia się po nadaniu numeru KSeF – jako ustrukturyzowaną albo znów wg wzoru (poza KSeF), z dalszym obowiązkowym przesłaniem do KSeF.
Ten tryb jest pomyślany jako „bezpiecznik” na wypadek pracy poza KSeF (np. w awariach) oraz do obsługi szczególnych grup nabywców.
„Faktury z załącznikiem” (art. 106gba)
Dla transakcji z bardzo rozbudowanymi pozycjami (wiele jednostek miary, ilości, cen jednostkowych) można wystawić fakturę z załącznikiem stanowiącym jej integralną część. Kluczowe zasady:
- Zgłoszenie w e‑Urzędzie Skarbowym zamiaru korzystania z tej opcji (oraz zgłoszenie rezygnacji).
- Możliwość korzystania po otrzymaniu potwierdzenia od Szefa KAS.
- Załącznik może zawierać wyłącznie dane faktury (art. 106e) lub dane z nimi ściśle powiązane.
- Start proceduralny: zgłoszenia od 1.01.2026.
Korekty i rozliczenia VAT – nowe terminy
- Sprzedawca (art. 29a ust. 13a–13c):
- przy korekcie poza KSeF – obniżasz podstawę w okresie, w którym masz potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę;
- przy korekcie poza KSeF, ale następnie przesłanej do KSeF – rozliczasz w okresie przesłania korekty do KSeF;
- przy korekcie w KSeF – rozliczasz w okresie przydzielenia numeru KSeF tej korekcie.
- Nabywca (art. 19a ust. 19a):
- zawsze zmniejsza VAT naliczony w okresie otrzymania korekty; jeśli jeszcze nie odliczył VAT z faktury pierwotnej – robi to w okresie dokonania tego odliczenia.
Awaria i niedostępność KSeF – doprecyzowanie
Niedostępność systemu (art. 106nh): faktury wystawiasz wg wzoru (poza KSeF) i przesyłasz do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności.
Nowy art. 106nha: jeśli po wystawieniu faktury (poza KSeF) a przed przesłaniem pojawi się komunikat o awarii:
- przy awarii z art. 106ne ust. 1 – stosujesz odpowiednio procedurę jak dla faktur z awarii KSeF (art. 106nf);
- przy awarii z art. 106ne ust. 3 – nie przesyłasz tej faktury do KSeF.
- Odpowiedzialność (art. 106ni): doprecyzowano przypadki naruszeń; jednocześnie wskazano, że nie wszczyna się postępowania karnoskarbowego m.in. za przekroczenie terminu przesłania, jeśli mowa o obowiązku z art. 106nda/106nf/106nh.
Numer KSeF w tytule przelewu (art. 108g) – od 1.01.2027
W rozliczeniach B2B (gdy obie strony to czynni podatnicy VAT) nabywca musi w poleceniu przelewu lub innym instrumencie płatniczym wpisać numer KSeF faktury lub identyfikator zbiorczy. Przy poleceniu zapłaty obowiązek spoczywa na wystawcy faktury. Przewidziano wyłączenia, m.in. gdy MF ogłosi komunikaty o awarii/niedostępności i faktura nie trafiła do KSeF.
VAT RR w KSeF i archiwizacja
- Od 1.04.2026 można wystawiać VAT RR i VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF.
- Takie dokumenty przechowywane są w KSeF 10 lat (od końca roku wystawienia).
Dane nabywcy – nowe pola na fakturze
- Na fakturze pojawiają się nowe pola dla nabywcy bez rejestracji do VAT lub osoby prawnej bez rejestracji – NIP nabywcy (jeśli posiada).
- Dla nabywców zwolnionych na podstawie art. 113a – indywidualny numer identyfikacyjny z tego przepisu.
- Wprowadzono też obowiązek podawania numeru przez podmioty, którym wystawia się fakturę (nowy art. 106ba).
