W KSeF nie ma not korygujących. Po pełnym wdrożeniu systemu wszystkie poprawki (także formalne) nanosimy wyłącznie fakturą korygującą. Faktura raz wystawiona w KSeF przez nadanie numer KSeF ID zostaje w systemie przez cały czas. Faktury korygujące są powiązane z faktura „źródłowa” przez podanie jej KSeF ID. Noty korygujące zostają wycofane z praktyki i przepisów wraz z wejściem obowiązkowego KSeF. Anulowanie faktury w KSeF nie jest możliwe. Błędy poprawiamy fakturą korygującą (np. „wyzerowującą”).
Czy w KSeF będą noty korygujące?
Nie. Krajowy System e-Faktur obsługuje faktury ustrukturyzowane i ich korekty, ale nie przewiduje dokumentu „nota korygująca”. Po starcie obowiązkowego KSeF pomyłki formalne i merytoryczne poprawia się wyłącznie fakturą korygującą.
Czy nadal można wystawiać noty korygujące?
Do czasu pełnej obligatoryjności KSeF — tak, poza systemem i na dotychczasowych zasadach (np. literówki w danych nabywcy). Po starcie obowiązku możliwość ta zanika: noty nie będą już stosowane, a wszelkie poprawki wprowadza sprzedawca poprzez fakturę korygującą w KSeF.
Przykład: błąd w adresie nabywcy — po wejściu obowiązku nabywca nie wystawi noty, tylko prosi sprzedawcę o korektę.
Bez limitów dokumentów
Czy można anulować fakturę w KSeF?
Nie. Nadanie numeru KSeF oznacza, że dokument jest w obrocie. Jeśli transakcja nie doszła do skutku albo faktura zawiera błąd, wystawia się fakturę korygującą — w razie potrzeby do zera (wyzerowującą).
Co zamiast noty? Jak poprawiać błędy w KSeF — praktyka
1) Błędy formalne (literówki, dane kontrahenta)
- Działanie: sprzedawca wystawia fakturę korygującą z poprawnymi danymi.
- Rola nabywcy: zgłasza błąd i prosi o korektę; samodzielnej noty nie wystawia.
2) Błędy merytoryczne (stawka, ilość, cena)
- Działanie: faktura korygująca z właściwymi pozycjami/kwotami.
3) „Faktura omyłkowa” (transakcja nie doszła do skutku)
- Działanie: korekta do zera zamiast anulowania.
4) Zbiorcze poprawki
- Możliwe jest zastosowanie korekty zbiorczej (np. dla serii powtarzalnych błędów w okresie).
Najczęstsze pytania dot. noty korygująca w KSeF
Czy nabywca ma w KSeF jakiś „zamiennik” noty?
Nie. Może tylko zgłosić błąd i poprosić sprzedawcę o wystawienie korekty.
Jak przechowywać korekty?
Faktury i korekty wystawione w KSeF są archiwizowane centralnie. Dokumenty sprzed okresu obowiązkowego KSeF (np. dawne noty) przechowujesz we własnym archiwum.
Co, jeśli błąd wykryje księgowość nabywcy?
Standard: kontakt ze sprzedawcą → prośba o korektę w KSeF (z krótkim opisem przyczyny).
Dobre praktyki dla firm
- Zastąp „noty” workflowem korekt: ustaw szybką ścieżkę zgłoszeń od nabywców do wystawienia korekty.
- Walidacje przed wysyłką: sprawdzaj NIP, rachunki, dane kontrahentów, by ograniczyć liczbę korekt.
- Szablony korekt: przygotuj gotowe typy (formalna, cenowa, ilościowa, wyzerowująca).
- Jedno miejsce komunikacji: trzymaj zgłoszenia i ustalenia przy samym dokumencie (oś czasu), żeby uniknąć chaosu mailowego.
