Samofakturowanie w KSeF jest możliwe na podstawie art. 106d ustawy o VAT. Warunkiem jest umowa między stronami, procedura akceptacji każdej faktury przez sprzedawcę oraz nadanie w KSeF odpowiednich uprawnień nabywcy do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy.
Jak działa samofakturowanie w KSeF?
- Po pierwsze, sprzedawca i nabywca zawierają umowę o samofakturowanie, która opisuje sposób zatwierdzania faktur przez sprzedawcę. To kluczowe, bo akceptacja jest warunkiem prawidłowego rozliczenia VAT.
- Po drugie, sprzedawca nadaje nabywcy uprawnienia w KSeF, aby mógł wystawiać faktury w jego imieniu. Uprawnienia można ograniczyć do wybranych osób lub podmiotów.
- Po trzecie, nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy i przesyła ją do KSeF. System nadaje numer KSeF i udostępnia dokument obu stronom w ich skrzynkach.
- Po czwarte, akceptacja sprzedawcy odbywa się zgodnie z umową i wewnętrzną procedurą stron. KSeF zapewnia dostępność i identyfikowalność dokumentu, ale sam proces akceptacji wynika z ustaleń biznesowych.
Kiedy samofakturowanie?
Najczęściej stosuje się je przy cyklicznych dostawach i usługach, gdzie nabywca najlepiej zna rozliczane ilości i ceny, przy dużych wolumenach dokumentów między stałymi kontrahentami oraz w modelach rozliczeń wymagających częstych korekt zbiorczych. Zawsze muszą być spełnione trzy warunki: umowa o samofakturowanie, procedura akceptacji oraz właściwe uprawnienia w KSeF.
Bez limitów dokumentów
Jak księgować samofakturowanie?
Po stronie sprzedawcy faktura wystawiona przez nabywcę w jego imieniu stanowi sprzedaż z VAT należnym i jest ujmowana w ewidencji oraz JPK zgodnie z zasadami właściwymi dla danej transakcji.
Po stronie nabywcy dokument stanowi zakup z prawem do odliczenia VAT naliczonego na zasadach ogólnych, pod warunkiem, że zachowane są wymogi samofakturowania z ustawy o VAT, w tym akceptacja sprzedawcy.
Obieg dokumentu jest prostszy, bo obie strony widzą tę samą fakturę w KSeF i nie trzeba przesyłać numeru KSeF osobno.
Najczęstsze pytania dot. samofakturowanie w KSeF
Jak działa samofakturowanie w KSeF?
Technicznie: sprzedawca nadaje nabywcy uprawnienia do wystawiania faktur w jego imieniu, a nabywca przesyła dokument do KSeF, gdzie otrzymuje numer KSeF i jest dostępny obu stronom. Biznesowo: kluczowa jest umowa i akceptacja każdej faktury przez sprzedawcę.
Kiedy samofakturowanie ma sens?
Gdy nabywca szybciej i dokładniej określi parametry rozliczenia niż sprzedawca, np. w logistyce, mediach, usługach powtarzalnych lub rozliczeniach prowizyjnych. Skraca to cykl rozliczeń i zmniejsza liczbę korekt.
Jak księgować samofakturowanie?
U sprzedawcy jako sprzedaż z VAT należnym, u nabywcy jako zakup z VAT naliczonym. Warunkiem po stronie nabywcy jest istnienie umowy i akceptacja sprzedawcy dla danej faktury.
Dobre praktyki wdrożenia
- Przygotuj umowę ramową i jasną procedurę akceptacji: kto akceptuje, w jakim czasie, w jakim systemie, jak opisujemy przyczynę ewentualnych korekt.
- Zaplanuj model uprawnień w KSeF: nadaj tylko niezbędny zakres, przypisz role do osób, regularnie weryfikuj dostęp.
- Włącz walidacje przed wysyłką: NIP, stawki VAT, ceny, ilości, poprawność wymaganych pól schemy.
- Zapewnij ślad audytowy: trzymaj umowę, logi akceptacji i korespondencję w jednym miejscu.
- Ustal scenariusze korekt: typowe korekty formalne, ilościowe, cenowe oraz korekty zbiorcze.
Na co uważać w latach 2025–2026?
Sprawdź na środowisku testowym konfigurację ról i uprawnień w KSeF 2.0, aby odpowiadała docelowemu procesowi. Upewnij się, że systemy po obu stronach obsługują akceptację zgodną z umową, a użytkownicy znają różnice między podglądem PDF a fakturą ustrukturyzowaną w KSeF.
Podsumowanie
Samofakturowanie w KSeF łączy dotychczasowe zasady prawne z nową, scentralizowaną obsługą dokumentów. Daje korzyści operacyjne i skraca czas rozliczeń, o ile dobrze ułożysz umowę, procedurę akceptacji, uprawnienia w KSeF i walidacje danych. Dzięki temu faktury trafiają do KSeF poprawnie za pierwszym razem, a księgowanie po obu stronach jest prostsze i bezpieczniejsze.
